Email và Gmail có giống nhau không? 8 điểm khác biệt cần biết

Email và Gmail có phải là một không?

Mặc dù email và Gmail đều liên quan đến việc trao đổi thư điện tử trực tuyến, nhưng chúng hoàn toàn không giống nhau. Email là một phương thức giao tiếp kỹ thuật số, cho phép người dùng gửi và nhận tin nhắn qua internet. Ngược lại, Gmail là một dịch vụ email cụ thể do Google cung cấp, tích hợp nhiều tính năng mở rộng như bộ lọc spam, tìm kiếm thông minh và lưu trữ lớn.

Email chỉ đơn giản là hệ thống gửi và nhận thư điện tử, và có thể được truy cập qua nhiều nhà cung cấp dịch vụ như Yahoo Mail, Outlook, hoặc Gmail. Trong khi đó, Gmail được xây dựng trên nền tảng email nhưng nâng cấp trải nghiệm người dùng với giao diện thân thiện, bảo mật cao và tích hợp mạnh mẽ với các dịch vụ khác của Google.

Nói cách khác, nếu ví email là "đường truyền thư tín", thì Gmail giống như "bưu điện hiện đại" của Google – nơi bạn không chỉ gửi thư mà còn được cung cấp nhiều công cụ hỗ trợ quản lý thông tin hiệu quả hơn.

Điểm khác biệt giữa email và gmail là gì?

Email là một dịch vụ trao đổi thông tin qua Internet, trong khi Gmail là một nền tảng cụ thể cung cấp dịch vụ email miễn phí do Google phát triển. Khác biệt quan trọng nằm ở việc các doanh nghiệp nên lựa chọn giữa việc sử dụng một địa chỉ email tùy chỉnh theo tên miền riêng (như contact@yourcompany.com) hoặc địa chỉ Gmail miễn phí (như yourbusiness@gmail.com).

Khi nào doanh nghiệp nên sử dụng gmail?

Doanh nghiệp nhỏ và vừa (SME) nên sử dụng Gmail trong một số trường hợp nhất định khi họ cần một giải pháp email tiện lợi, tiết kiệm chi phí và dễ tích hợp với các công cụ khác. Gmail phiên bản miễn phí phù hợp cho các startup hoặc nhóm nhỏ mới bắt đầu, bởi nó cung cấp giao diện thân thiện và dung lượng lưu trữ lớn, giúp các doanh nghiệp tiết kiệm chi phí ban đầu. Tuy nhiên, nếu doanh nghiệp muốn xây dựng hình ảnh chuyên nghiệp hơn, việc chuyển sang Google Workspace với tên miền tùy chỉnh (ví dụ: contact@yourcompany.com) sẽ nâng tầm thương hiệu và cải thiện niềm tin của khách hàng.

Google Workspace cũng cung cấp công cụ quản lý tập trung, giúp doanh nghiệp dễ dàng quản lý dữ liệu và tài khoản nhân viên, giảm thiểu rủi ro bảo mật khi nhân viên rời đi. Với các tính năng cộng tác nâng cao như Google Drive, Meet, và Calendar, Google Workspace hỗ trợ làm việc nhóm hiệu quả hơn, đặc biệt trong môi trường làm việc từ xa.

Vì sao doanh nghiệp nên sử dụng email theo tên miền riêng?

Sử dụng email theo tên miền riêng giúp doanh nghiệp xây dựng hình ảnh chuyên nghiệp và nhất quán, đồng thời gia tăng lòng tin từ phía khách hàng. Khi một email được gửi từ địa chỉ như yourname@yourcompany.com, nó không chỉ thể hiện sự chuyên nghiệp mà còn góp phần củng cố nhận diện thương hiệu.

So với các dịch vụ miễn phí như Gmail, một email tùy chỉnh tạo cảm giác doanh nghiệp nghiêm túc và đáng tin cậy hơn, điều này đặc biệt quan trọng trong các giao dịch thương mại hoặc hợp đồng lớn.

Bên cạnh yếu tố hình ảnh, email tên miền riêng giúp cải thiện bảo mật và quyền kiểm soát dữ liệu. Các nhà cung cấp email doanh nghiệp thường tích hợp các biện pháp bảo mật nâng cao như mã hóa và xác thực hai lớp, giúp bảo vệ dữ liệu nhạy cảm khỏi các cuộc tấn công mạng. Ngoài ra, việc kiểm soát hoàn toàn dữ liệu và lưu trữ trên máy chủ riêng giúp doanh nghiệp tuân thủ các quy định pháp luật về bảo mật thông tin như GDPR.

Tóm lại, việc sử dụng email tùy chỉnh không chỉ là một công cụ giao tiếp mà còn là chiến lược tăng cường uy tín và đảm bảo an toàn cho thông tin doanh nghiệp.

Làm thế nào để chuyển từ gmail sang email theo tên miền?

Chuyển từ Gmail sang email theo tên miền giúp doanh nghiệp của bạn trông chuyên nghiệp hơn và tạo dựng thương hiệu vững chắc trong mắt khách hàng. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết từng bước để thực hiện quá trình này:

1. Mua tên miền phù hợp
   Bắt đầu bằng cách chọn và đăng ký một tên miền thể hiện rõ thương hiệu doanh nghiệp của bạn thông qua các nhà cung cấp uy tín như GoDaddy, Namecheap, hoặc Google Domains.
2. Đăng ký google workspace
   Sau khi có tên miền, bạn cần đăng ký Google Workspace để có thể sử dụng Gmail với email tùy chỉnh theo tên miền. Khi tạo tài khoản, hãy nhập tên miền của bạn.
3. Xác minh quyền sở hữu tên miền
   Google sẽ yêu cầu bạn xác minh quyền sở hữu tên miền bằng cách thêm bản ghi TXT hoặc CNAME vào cài đặt DNS của tên miền.
4. Thiết lập định tuyến email (Email Routing)
   Sau khi xác minh, bạn cần cấu hình DNS để định tuyến email thông qua Google Workspace bằng cách cập nhật các bản ghi MX theo hướng dẫn của Google.
5. Tạo tài khoản người dùng
   Sử dụng Google Admin Console để tạo tài khoản email cho từng nhân viên với tên miền tùy chỉnh.
6. Thông báo và chuyển đổi người dùng
   Thông báo với nhóm của bạn về sự thay đổi và hướng dẫn cách truy cập tài khoản email mới. Đồng thời, gửi thông báo tự động từ địa chỉ cũ để khách hàng cập nhật liên hệ.
7. Sao lưu dữ liệu cũ
   Trước khi chuyển đổi, sử dụng Google Takeout hoặc các công cụ khác để sao lưu email, danh bạ, và lịch từ tài khoản Gmail cũ.
8. Cập nhật thông tin trên các tài khoản online
   Đảm bảo tất cả tài khoản online liên quan đến Gmail cũ được cập nhật với email mới.

Hãy chuyên nghiệp hơn trong từng email! Chuyển đổi ngay sang email tên miền riêng để gia tăng uy tín. Tìm hiểu thêm tại thietkeweb.vn.